Estruturar um bom planejamento para uma viagem corporativa definitivamente não é uma tarefa fácil, e alguns poucos erros podem trazer muitos problemas. A importância dessa organização nem se discute, afinal, ela abrange todos os aspectos do conforto, do rendimento, da segurança, e das despesas da viagem. Por isso é fundamental contar com os meios de pagamento que os colaboradores poderão utilizar.
Isso vai permitir que eles possam lidar corretamente com as despesas da viagem, e essa escolha faz muita diferença. Pensando nisso, nós preparamos este texto apresentando 4 meios de pagamentos que podem ser utilizados em viagens corporativas.
1. Meios de pagamento: cartão corporativo
A primeira opção da qual nós trataremos é também uma das soluções mais modernas para os meios de pagamento em viagens corporativas. O cartão corporativo permite que diversos colaboradores consigam realizar pagamentos simultaneamente, em locais diferentes, por meio do cartão virtual, enquanto essas despesas virão centralizadas em uma única fatura.
O cartão virtual nada mais é que uma versão digital do cartão corporativo, gerada quando alguma compra precisa ser realizada. Além de oferecer todas as vantagens do uso de um cartão de crédito convencional, como opções de parcelamento e outros benefícios exclusivos, ele ainda facilita a auditoria e o controle de despesas, uma vez que a fatura vem centralizada.
2. Adiantamento
Quando falamos em adiantamento, muita gente não consegue visualizar em um primeiro momento de que forma ele pode ser útil como meio de pagamento em viagens corporativas. Obviamente que a responsabilidade de arcar com os custos de uma viagem corporativa não é do colaborador, mas sim da empresa, então como usar essa opção?
A resposta é bem simples, na verdade! Nesse modelo, a empresa disponibiliza um valor para o colaborador utilizar de acordo com algumas diretrizes pré-determinadas, garantindo então que ele não precisará gastar nada do próprio bolso.
3. Reembolso
A lógica do reembolso já funciona de forma contrária à do adiantamento. Nesse cenário, em vez de a empresa disponibilizar um valor antecipadamente para o colaborador, será a própria pessoa, em um momento inicial, que custeará a viagem.
Após isso, o colaborador poderá solicitar um reembolso das despesas que teve, apresentando nota fiscal dos seus gastos para a empresa. Assim, o pedido será avaliado para determinar quais gastos ocorreram dentro das diretrizes, e então realizar o reembolso.
4. Faturamento
Por fim, o faturamento é um recurso mais antigo, que tem gradativamente perdido espaço para as outras opções. Normalmente ele é utilizado ou por empresas que estão pouco digitalizadas em sua gestão, ou então por empresas de pequeno porte.
O funcionamento desse modelo consiste nos fornecedores enviarem para as empresas uma fatura discriminando o que está sendo contratado e os valores referentes. A partir disso, essa fatura deve ser paga pela empresa, tal como um boleto bancário convencional.
Enfim, os meios de pagamento utilizados em viagens corporativas são importantíssimos e devem ser escolhidos de acordo com aquilo que se encaixa melhor na realidade da empresa e do colaborador. Obviamente que cada meio tem suas vantagens e suas desvantagens, e por isso escolher a que melhor se encaixa em cada circunstância é tão importante.
Fonte:useargo.com
